Le piattaforme di prenotazione fanno una cosa utile: ti mettono davanti a gente che non ti conosce. Il problema comincia dopo, quando la stessa commissione la paghi anche sull’ospite che è già stato da te l’anno scorso e che sarebbe tornato comunque.
Questa guida è per chi gestisce un agriturismo, un B&B o una struttura piccola e vuole spostare una parte delle prenotazioni sul canale diretto. Non è un invito a chiudere i portali: per la maggior parte delle strutture sarebbe un errore. È un elenco di cose concrete da mettere a posto, in ordine, perché la quota di prenotazioni dirette cresca stagione dopo stagione.
In questa guida:
- Quanto ti costa davvero una prenotazione che arriva dal portale
- Le tre cose che fanno prenotare un ospite direttamente da te
- Cosa fare, in ordine: cinque passaggi
- Portale e canale diretto a confronto
- Tre errori che tornano spesso
- Quando conviene tenere tutto in un solo strumento
- Domande frequenti
Quanto ti costa davvero una prenotazione che arriva dal portale
La commissione è solo la prima voce, ed è quella che vedi. Le altre pesano meno sul singolo soggiorno e molto di più sull’anno.
La commissione. La percentuale è scritta nel tuo contratto e varia per piattaforma, per programma di visibilità e per tipo di struttura. Prima di fare qualsiasi conto, prendi l’estratto dell’ultima stagione e calcola quanto hai versato in totale: è un numero che quasi nessuno ha in mente, e di solito sorprende.
Il contatto dell’ospite. Su molti canali l’email è mascherata e il telefono non c’è. Significa che l’anno dopo, per far tornare quella persona, devi sperare che si ricordi il nome della struttura e cerchi da sola — oppure ripassare dal portale e ripagare la commissione.
Il tempo. Aggiornare disponibilità e prezzi su più piattaforme a mano è mezz’ora al giorno in alta stagione, e ogni tanto un errore di copia diventa un overbooking, cioè una telefonata sgradevole e un rimborso.
Il confronto. Sul portale la tua struttura sta accanto a venti concorrenti, ordinate secondo criteri che decide la piattaforma. Sul tuo sito ci sei solo tu.
Il canale diretto non si costruisce in un mese: si costruisce con la stessa costanza con cui si tiene pulita una camera.
Le tre cose che fanno prenotare un ospite direttamente da te
Chi ti ha trovato sul portale e poi apre il tuo sito sta facendo una verifica. Sta guardando tre cose, in questo ordine.
Il prezzo che vede
Se sul tuo sito il prezzo è più alto, hai perso. Se è uguale, l’ospite prenota dove si fida di più, e di solito è il portale. Se è uguale ma con qualcosa in più — la colazione, il parcheggio, il late check-out — hai un motivo da dare.
Quanto è facile prenotare
Un modulo “richiedi disponibilità” a cui rispondi il giorno dopo non è una prenotazione: è una speranza. L’ospite che cerca alle undici di sera vuole vedere le date libere, il prezzo e un pulsante. Se deve aspettare, torna sul portale e chiude lì.
Quanto si fida
Foto vere e recenti, indirizzo, numero di telefono che risponde, condizioni di cancellazione scritte in italiano semplice, una pagina che dice chi sei. Sono le cose che il portale offre già e che sul tuo sito devono esserci senza doverle cercare.
Cosa fare, in ordine
1. Rendi il tuo sito capace di prendere una prenotazione
Non serve rifare il sito. Serve che la pagina “Prenota” mostri il calendario delle disponibilità, il prezzo per quelle date e un pulsante che conclude. Tutto il resto viene dopo: se manca questo, ogni altro sforzo finisce sul portale.
2. Rispondi alle richieste entro poche ore
Finché non hai un sistema di prenotazione online, il canale diretto vive sulla velocità di risposta. Fissa una regola semplice — ogni richiesta ha risposta entro la fine della giornata lavorativa — e tieni pronte tre risposte già scritte: disponibile, non disponibile con alternativa, richiesta di gruppo. Si perde più per lentezza che per prezzo.
3. Dai un motivo che non sia solo lo sconto
Lo sconto si copia in un secondo e abitua l’ospite a trattare. Funzionano meglio le cose che il portale non può vendere: la camera che preferisce, un’ora in più al mattino, il cesto di prodotti dell’azienda, la cena del primo giorno per chi resta almeno tre notti. In un agriturismo questo è il vantaggio più grande e il meno sfruttato.
4. Prendi il contatto, e tienilo in un posto solo
Ogni ospite che arriva, da qualunque canale, lascia un nome, un’email, un telefono e una data. Se questi quattro dati finiscono su un quaderno, su un foglio di calcolo e sul telefono di tuo figlio, l’anno dopo non li usa nessuno. Devono stare in un unico elenco, con la data del soggiorno e due righe di note: chi era, con chi viaggiava, cosa gli è piaciuto.
5. Scrivi tu, prima che cerchino
Il canale diretto si gioca qui. Un mese e mezzo prima dell’apertura della stagione, scrivi a chi è già stato da te: poche righe, il ricordo del soggiorno, le date libere, il link per prenotare da te. Non è una newsletter di marketing: è una lettera a persone che conosci. Due volte l’anno bastano.
Portale e canale diretto a confronto
| Prenotazione dal portale | Prenotazione diretta | |
| Costo per prenotazione | commissione a percentuale, sul totale del soggiorno | costo del sito e degli strumenti, fisso, indipendente dal numero di notti |
| Contatto dell’ospite | spesso mascherato o parziale | tuo, completo |
| Chi decide come appari | la piattaforma | tu |
| Cancellazioni | regole della piattaforma | regole tue, scritte da te |
| Ospite che torna | ripaga la commissione | costo aggiuntivo vicino a zero |
| A cosa serve | farsi trovare da chi non ti conosce | far tornare chi ti conosce già |
Letta così, la domanda giusta non è “portale sì o portale no”, ma: quale quota delle mie prenotazioni arriva da persone che erano già state qui, e quanto sto pagando per riaverle?
Tre errori che tornano spesso
Chiudere i portali di colpo. Chi lo fa perde le prenotazioni nuove e non guadagna quelle dirette, perché il canale diretto non era ancora pronto. Prima si costruisce, poi eventualmente si riduce l’esposizione.
Tenere due calendari. Un calendario sul portale e uno sul sito, aggiornati a mano, prima o poi si disallineano. Il giorno che succede, l’overbooking costa più di una stagione di commissioni.
Raccogliere i contatti e non usarli mai. È l’errore più comune: l’elenco degli ospiti esiste, nessuno gli scrive. Un elenco che non produce una lettera all’anno è un archivio, non un canale.
Quando conviene tenere tutto in un solo strumento
Con due o tre camere si può reggere a mano: un foglio ordinato, risposte veloci, una lettera all’anno. Il punto di rottura arriva quando i canali diventano tre o quattro e le unità superano la mezza dozzina. Da lì in poi il tempo speso a ricopiare disponibilità supera il costo di uno strumento che le sincronizza da solo.
Su Convivier trovi le due parti separate, e si possono prendere anche una alla volta:
- UP Manager di Convivier tiene camere, disponibilità e canali in un posto solo, con il motore di prenotazione sul tuo sito: l’ospite prenota da te, senza commissione, e le disponibilità restano allineate ovunque.
- Convivier CRM è l’elenco che dicevamo al punto 4: la scheda di ogni ospite con soggiorni, preferenze e contatti, i preventivi per gruppi e soggiorni lunghi, e le email che parti tu prima della stagione.
Se vuoi vedere come si tengono insieme, la pagina di riferimento è software per l’ospitalità.
Domande frequenti
Se apro il canale diretto, i portali mi penalizzano?
Le piattaforme decidono il posizionamento con criteri propri, che cambiano nel tempo e non sono pubblici nel dettaglio. Quello che puoi controllare è la tua parte: tenere disponibilità e prezzi allineati su tutti i canali, ed evitare di rimanere senza disponibilità sul portale perché il calendario non era aggiornato.
Quanto tempo ci vuole per vedere un cambiamento?
Una stagione per il primo segnale, due o tre per una quota stabile. La leva più veloce è la quinta del nostro elenco — scrivere a chi è già stato da te — perché lavora su persone che ti conoscono già.
Ho tre camere: mi serve un sistema di prenotazione online?
Probabilmente no, non subito. Con tre camere la differenza la fanno la velocità di risposta e l’elenco degli ospiti tenuto bene. Uno strumento di gestione serve quando i canali si moltiplicano e aggiornarli a mano diventa il tuo secondo lavoro.
Come tengo i dati degli ospiti senza perderli tra un quaderno e l’altro?
Un solo elenco, con nome, contatto, date del soggiorno e due righe di note, aggiornato il giorno della partenza. Che sia un foglio di calcolo ordinato o un CRM cambia poco all’inizio; cambia molto quando gli ospiti diventano centinaia e vuoi scrivere solo a chi è venuto in estate, o solo alle famiglie.
Da dove partire
Se dovessi fare una cosa sola questa settimana: prendi l’estratto commissioni dell’ultima stagione e conta quante di quelle prenotazioni erano di persone già state da te. È il numero che dice se questa guida ti riguarda.
Poi, se ti riguarda, si comincia dal punto 4: un elenco unico degli ospiti. Le guide di Convivier su come si apre e si gestisce un agriturismo sono lette da migliaia di persone ogni anno, e nascono dalla stessa idea con cui è nato il software — prima il metodo, poi lo strumento.
Se vuoi vedere gli strumenti: software per l’ospitalità. Convivier CRM si prova 15 giorni, con tutte le funzioni e senza carta di credito; i prezzi sono scritti su piani e prezzi, non “su richiesta”.
Altre guide per chi gestisce una struttura: aprire un agriturismo, la normativa regione per regione · i 46 corsi dell’Academy · tutte le guide.
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