Errori nelle comande e caos nel magazzino: come può aiutarti un POS

I 9 principali vantaggi di un sistema POS per tuo ristorante

Non utilizzi un sistema POS? Bene, ecco un elenco dei motivi per cui dovresti seriamente adottarlo, specialmente se sei proprietario di uno più ristoranti.

Che cos’è un sistema POS?

POS vuol dire “Point-of-Sale” e in Italia viene spesso confuso con lo strumento che si usa per incassare i pagamenti con carte di credito o bancomat.

Un sistema POS per ristoranti è una combinazione di software e hardware utilizzati per centralizzare la gestione aziendale di un ristorante soprattutto la gestione delle vendite. I sistemi POS sono utilizzati da ristoranti, negozi al dettaglio, hotel che necessitano di un modo efficiente per gestire il proprio flusso di cassa e di ridurre spiacevoli inconvenienti legati agli incassi e al magazzino dei prodotti.

Nel caso di un ristorante, i clienti vengono accolti da qualcuno che utilizza un sistema POS per inserire i propri ordini (o comande) e di solito si tratta di un tablet o di uno smartphone. Queste informazioni vengono immediatamente inoltrate alla cucina o al bar dove vengono preparati gli le pietanze e le bevande.

I sistemi POS sono usati, non solo per ridurre gli errori manuali, ma soprattutto per aumentare le vendite e migliorare l’esperienza del cliente. L’utilizzo di un POS aiuta inotra a prendere decisioni su come gestire la tua attività. Infatti, attraverso i sistemi POS si ha accesso diretto ai dati di vendita oltre che alle transazioni tra l’azienda ed il cliente. Di conseguenza, presentano molte opportunità per migliorare le operazioni aziendali come la gestione del magazzino, le scorte o i punti di riordino.

I timori dell’adozione di un POS

Parliamo anche dei timori che potresti avere nell’adottare un sistema POS, il primo è certamente legato alla tracciabilità dei pagamenti. Negli ultimi anni questo argomento suscita molta preoccupazione nelle attività in cui si preferisce il denaro contante al pagamento con carte. Tale orientamento innesca inoltre dei meccanismi di controllo sui colloaboratori addetti all’incasso. Un sistema POS, non solo agevola il controllo degli incassi, ma previene errori di calcolo e agevola la determinazione di eventuali commissioni o mance. Le funzioni di “apertura e chiusura cassa” consentono di avere un rapporto puntuale sugli incassi e senza errori.

E ora veniamo al “nero”. Cosa sta per accadere? La fatturazione elettronica è solo il primo passo. Molto presto a controllare la tua attività non sarà una persona, ma un algoritmo. Un algoritmo che in pochi secondi sarà in grado di valutare se il modo in cui gestisci i tuoi soldi all’interno del tuo ristorante o del tuo hotel come nella tua vita personale sia “congruente”. I controlli partiranno in automatico e sarà un algoritmo a “chiederli”.

Ci sono attività che, senza preoccuparsi troppo del vicino futuro, continuano a fare molte transasioni in nero. Scegliere di non tracciare il nero quindi, è per loro fondamentale. Questa strada per “l’agonia” porterà inevitabilmente alla rovina oltre che a dover tenere due contabilità separate senza poter capire se la propria attività è in positivo o in perdita.

In questo caso, un sistema POS che nasce per semplificare, non potrà esserti di aiuto ma è certamente il primo passo per iniziare ad avere il controllo della tua attività, per capire se il tuo modello di business fa acqua da tutte le parti o genera utili.

Perché il tuo ristorante ha bisogno di un sistema POS

Come abbiamo visto il termine Point-of-Sale (POS) è spesso associato ai pagamenti dei clienti. Tuttavia, i moderni sistemi POS possono fare molto di più.

In questa guida, esploreremo i vantaggi dei sistemi POS e come possono essere utilizzati per far salire di livello la tua attività.

Ecco i 9 vantaggi chiave di un buon sistema POS:

1. Transazioni più veloci

Più velocemente può essere effettuata una transazione, più velocemente sarai in grado di servire i clienti. Questa è una metrica fondamentale da migliorare quando, per molti ristoranti, il tempo ottimale di rotazione dei tavoli è di circa 45 minuti. Se ti focalizzi su questo, puoi migliorare i tuoi profitti in breve tempo.

Con un POS, puoi semplificare il processo di comunicazione e quindi delle transazioni del il tuo personale. Tutto quello che devono fare è inserire l’ordine che viene poi inviato automaticamente in cucina. Saranno anche in grado di elaborare il pagamento in loco. Ciò rende felici anche i clienti poiché vengono serviti in modo più rapido ed efficiente e, soprattutto, senza errori.

2. Migliore servizio clienti

Con un’elaborazione degli ordini e dei pagamenti più efficiente, il tuo personale può concentrarsi direttamente sulle esigenze del cliente. Inoltre, chi è responsabile della sala può occuparsi al meglio del ristorante, senza dover correre avanti e indietro dalla cucina.

Un eccellente servizio clienti è vitale per ogni ristorante, poiché è fondamentalmente una garanzia di fidelizzazione. Infatti, il 60% dei commensali frequenta più volentieri un ristorante dove hanno avuto un’esperienza positiva. In uno studio di Bain and Company e della Harvard Business School si rileva che aumentare la fidelizzazione dei clienti del 5% può aumentare i profitti tra il 25 e il 95%. Al contrario, il 59% dei clienti che hanno avuto una cattiva esperienza non visiterà mai più quell’attività.

Un buon servizio clienti è fondamentale se si punta a dare subito una buona prima impressione, per questo, standardizzare l’approccio al cliente supportandolo con uno strumento unico per tutti i collaboratori è molto vantaggioso.

3. Ottimizzazione del menu

Il giusto sistema POS non solo può tracciare quali delle tue voci di menu stanno vendendo bene, ma, cosa più importante, confrontarle con quanto è redditizia ciascuna voce di menu. Questo ti aiuta a mantenere meglio il tuo inventario, ma ti dà anche un’idea dei piatti più venduti del tuo ristorante. Con questi dati, può aiutarti a calcolare quanto è redditizio ciascuno dei tuoi piatti, permettendoti di progettare meglio il tuo menu.

4. Migliore fidelizzazione dei clienti

Un buon modo per mantenere felici i tuoi clienti abituali è creare un programma fedeltà. Con il giusto software POS, puoi creare un programma che premia i tuoi clienti con punti per la loro fedeltà. Questo non solo li farà tornare di nuovo, ma potrebbero anche presentarti più clienti. Un sistema POS ti aiuta anche a scegliere quali articoli includere come bonus speciale per i tuoi clienti più affezionati.

5. Riduzione dell’errore umano

I sistemi POS sono facili da usare e prevengono gli errori che possono verificarsi con carta e penna tradizionali. Questo è un vantaggio fondamentale nei ristoranti, dove il ciclo di vita di un singolo prodotto passa attraverso tanti passaggi.

Ad esempio, quando un cameriere prende l’ordine di un cliente, il processo non si interrompe e viene subito spedito in cucina o al bar. Non occorre quindi che il cameriere si sposti fisicamente per portare la comanda e chi la legge non avrà problemi di interpretazione della scrittura.

Quando servi decine di bevande e pasti al giorno, con più passaggi di dati a persone diverse, anche piccoli errori possono sfociare in enormi problemi. I sistemi POS possono evitare questo problema.

6. Monitoraggio dell’inventario

Con l’aiuto di un sistema POS sarai in grado di visualizzare il tuo inventario senza sforzo. Non dovrai dedicare ore a compiti noiosi come rintracciare le vendite o controllare i livelli di inventario e, soprattutto, sarai in grado di verificare eventuali discrepanze nel magazzino.

Alcuni sistemi POS possono persino ordinare automaticamente o prepararti la lista degli acquisti.

7. Semplice per l’elaborazione dei pagamenti

Con un sistema POS, puoi facilmente accettare pagamenti da clienti che utilizzano carte di credito o app mobili per pagare.

8. Maggiore flessibilità

Un sistema POS basato su cloud ti consente di tracciare i tuoi dati da remoto in tempo reale. Puoi persino apportare modifiche al tuo menu senza nemmeno dover mettere piede nel tuo ristorante.

Man mano che il tuo ristorante si espande in più posizioni, questo diventa ancora più importante. Nel caso tu abbia più sedi, il monitoraggio manuale dei dati in tempo reale sull’inventario, tendenze di vendita e finanze su più siti non è solo difficile, è impossibile.

9. Identificare le tendenze

Sarai in grado di monitorare quali delle tue voci di menu sono popolari e in quali ore del giorno o della settimana determinate cose sono di tendenza. Questo può aiutarti a prendere decisioni su orari di apertura, promozioni, personale e altre informazioni che traggono vantaggio dai dati sulle tendenze.

Un esempio di come questi dati vengono sfruttati su larga scala sono i locali che hanno molte sedi. Usano enormi quantità di dati degli utenti per selezionare nuovi prodotti da presentare ai clienti o anche dove aprire una nuova attività. Osservando le tendenze possono anche vendere molte più cibo e bevande rispetto ai loro concorrenti.

Modernizza il tuo ristorante con un POS basato su cloud.

I vecchi sistemi POS sono ancora semplici programmi offline che forniscono l’acquisizione e il monitoraggio degli ordini di base. Suggerimento: se vuoi ottenere i vantaggi dei moderni POS, devi dotarti di un buon sistema POS basato su cloud che ti consenta di gestire tutte le operazioni anche in remoto.

Vuoi saperne di più su come utilizzare un POS? Contattaci ora e lavoriamo insieme per dare impulso alla tua attività di ristorazione.